Case Studies

Hier stellen wir Ihnen eine Auswahl diverser Projekte vor, die Ihnen einen Überblick über unsere vielfältigen Beratungsangebote geben.

Analyse Logistik

Aufgrund der historisch gewachsenen Strukturen und vorhandenen Lagerhallen in alten Fabrikgebäuden erreichte das Unternehmen eine räumliche Grenze, insbesondere in der Logistik. Vor diesem Hintergrund galt es, die bestehende Logistik zukunftsgerecht auszurichten.

Gemeinsam mit der Geschäftsführung wurde im ersten Schritt beschlossen, die vorhandenen Logistikflächen weiter zu nutzen, die aufbau- und ablauforganisatorischen Strukturen jedoch neu zu gestalten.

Die Aufnahme der logistischen Abläufe und die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen erfolgten nach der Weihnachts- und vor der Ostersaison, um die saisonbedingte Lagerauslastung nicht zu beeinträchtigen.

Die Aufnahme und Analyse ergaben einen wesentlichen Optimierungsbedarf. Gemeinsam mit den Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen des Kunden wurden Verbesserungsvorschläge ausgearbeitet. Eine aktive Mitarbeit aller Projektbeteiligten erwies sich als ein wichtiger Erfolgsgarant für die fristgerechte Realisierung der neuen Abläufe.

In den Bereichen wurden unter anderem folgende Verbesserungen erfolgreich umgesetzt:

  • ein neues Raumnutzungskonzept
  • Optimierung der Lagerplatzbelegung mit Reorganisation der Lagerplätze für Schnell- und Langsamdreher, Standardartikel und Sonderposten
  • Optimierung der Wareneingangsabläufe mit Planung der Wareneingänge mit den Lagerverantwortlichen, Wareneingangsliste, Überhänge beim Spediteur und Außenlager, Palettenlabel, Checkliste, Preisauszeichnung, Einlagerungsstrategien für Schnelldreher
  • Umsetzung einer bedarfsgerechten Nachschuborganisation, die von der Kommissionierung angestoßen wird
  • Neue Definition der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Bereiche
  • Neugestaltung der zeitlichen und organisatorischen Abläufe von der Kommissionierplanung bis hin zur Packerei
  • Einsatz von Kommissionierwagen in der Kommissionierung
  • Neuordnung der Packstraße sowie die Sendungskontrolle und Korrekturen am Packtisch und Anpassung der Packstückzuordnung im Artikelstamm

Alle geplanten Aufträge können tagesaktuell abgearbeitet, verpackt und zum Versand bereitgestellt werden.

Außerdem wurden weitere Anforderungen an das Lagerverwaltungssystem, wie z.B. feste Lagerplätze für das Kommissionierlager und für Standardartikel, Sammelkommissionierung mit Kommissionierwagen, ABC-Artikel Lagerstrategie, Verwaltung von Geometriedaten und Volumenberechnung für Sendungen definiert. Durch den verbesserten Ablauf und den bedarfsgerechten Mitarbeitereinsatz wurden die Personalkosten reduziert.

Das Projekt wurde durch den Projektbereich Logistik der Bernhard Unternehmensberatung betreut.

Bestandsoptimierung und Interimsmanagement assist

Unser Kunde

assist ist ein bedeutendes Homecare-Unternehmen und versorgt in ganz Deutschland jährlich Zehntausende pflegebedürftiger Menschen im ambulanten Sektor mit medizinischen-pharmazeutischen Dienstleistungen und Therapien zur Behandlung chronischer Krankheiten. Dazu liefert assist medizinische Geräte und Hilfsmittel und bietet ergänzende Beratungs- und Dienstleistungen an.

assist ist seit seiner Gründung im Jahre 1992 kontinuierlich auf Wachstumskurs. Derzeit betreut das Unternehmen mit 350 Mitarbeitern bundesweit jährlich mehr als 25.000 Patienten. Mit einem Sortiment von über 8.000 Hilfsmitteln sowie Produkten zur enteralen Ernährung - und über das Tochterunternehmen Mediq Nutrimedicare als Hersteller von spezifischen parenteralen Ernährungsprodukten - bietet assist herstellerneutral eine umfangreiche Auswahl für die patientenspezifischen Bedürfnisse.

Als Teil des international tätigen Gesundheitskonzerns Mediq mit Sitz in Utrecht (Niederlande) nutzt assist auch die Erfahrung und das Know-how der Schwesterunternehmen aus zahlreichen europäischen und außereuropäischen Ländern.

Die Aufgabenstellung

Die Bernhard Unternehmensberatung hat den Auftrag zur Bestandsanalyse und zur Ermittlung von Optimierungspotentialen insbesondere beim Working Capital erhalten. Im Zusammenhang mit dieser Aufgabe erfolgte zeitnah auch die temporäre Übernahme der Abteilungsleitung Einkauf.

Im Detail umfasste der Auftrag eine Vielzahl von Aufgabenstellungen, die im Rahmen des Interimsmanagement parallel übernommen wurden:

  • Führung der Einkaufsabteilung mit seinen zwei Einkaufsteams und deren Mitarbeitern
  • Übernahme der Lieferantenkontakte und Verhandlungen von Lieferantenkonditionen gemeinsam mit der Geschäftsführung
  • Prozessanalyse im Einkauf und der Disposition
  • Einführung neuer Verfahren und Prozesse zur Sortimentssteuerung in Einkauf und Vertrieb zur Sicherstellung der Lieferfähigkeit
  • IT-Systemanalyse im Einkauf und der Disposition
  • Betreuung und Steuerung der Einführung eines neuen IT-Systems im Einkauf
  • Analyse der Sortimente und Warengruppen nach Artikel-Gängigkeiten und Reichweiten
  • Analyse des Vorratsvermögens hinsichtlich Menge und Wert, Identifizierung von Lagerpennern und Lagerrennern

Die Umsetzung

Übergreifend wurde eine Strategie zur Reduzierung des Working Capitals und der Erhöhung der Deckungsbeiträge in den Sortimenten entwickelt und in der Folge durch ein Bestandsmanagement und  -monitoring umgesetzt. Hierzu wurden die Beschaffungs- und Dispositionsprozesse neugestaltet. Auf Basis dieser Prozesse erfolgte eine Anpassung des neuen Informations- und Steuerungssystems. Durch die Analyse der Sortimente und Warengruppen wurden über 1.000 Artikel mit einem Wert von drei Millionen Euro mit zu langer Reichweiter ermittelt.

Im Zuge der Prozessneugestaltung haben wir mit den fünf wichtigsten Lieferanten für ca. 1.100 Artikel eine elektronische Bestellung und eine neue Produktkategorisierung, nach Lager- und Bestellartikeln in Abhängigkeit von Beschaffungszeit und Nachfragehäufigkeit eingeführt.

Der Kundennutzen

Die Mängel in der Datenqualität des Informations- und Steuerungssystems im Einkauf wurden beseitigt; der Bestell- und Lieferprozess wurde vereinfacht und ist damit weniger zeitintensiv.

Durch die Einführung von regelmäßigen vorbereiteten Telefonkonferenzen und dem damit verbesserten Informationsaustausch zu Lieferbereitschaft und Produktsteuerung wurde eine verbesserte Koordination von Einkauf und Vertrieb erreicht. Die Anpassung des Informationssystems an die Erfordernisse der Einkaufsabteilung führte zu einem transparenten und effizienten Workflow.

Mit der Umsetzung neuer Prozesse für eine reibungslose Disposition, Lieferantenabwicklung und Beschaffung sowie mit der Verbesserung der Einkaufskonditionen konnte der Beschaffungs- und Dispositionsaufwand reduziert werden. Die Überlager wurden um neun Millionen Stück reduziert. Bei weiteren Artikeln konnten durch Anpassungen über eine Million Stück abgebaut werden, während Abschreibungen auf Artikel mit Mindesthaltbarkeitsdatum reduziert wurden. Insgesamt wurde das Vorratsvermögen innerhalb von zwölf Monaten bei gleichbleibender Lieferbereitschaft und -geschwindigkeit um rund 60 Prozent reduziert.

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Einführung des neuen Lagerverwaltungssystems

Die führende Versandapotheke DocMorris wurde von der Bernhard Unternehmensberatung über mehrere Jahre hinweg in unterschiedlichen Geschäftsbereichen beraten. Unter anderem wurde innerhalb von nur zwei Monaten Projektlaufzeit ein neues Lagerverwaltungssystem (LVS) erfolgreich eingeführt.

Mit dem neuen LVS wurden die gesamten Logistikprozesse vom Wareneingang über Lagerhaltung, Kommissionierung, Endkontrolle bis zum Warenausgang neu organisiert. DocMorris setzte das Modul Lagerverwaltungssystem (LVS) der cospragma-Software von COS-Data mit einigen pharmazeutisch notwendigen Anpassungen, die von der Bernhard Unternehmensberatung konzipiert wurden, ein.

Das Lagerverwaltungssystem läuft auf dem neuesten technologischem Stand, ist unter Java programmiert und nutzt eine SQL-Datenbank auf einem Linux Server. Das LVS ist über gemeinsame Schnittstellen auf einem SQL-Server mit dem bei DocMorris genutzten Abwicklungssystem (Navision Attain) verbunden. Dadurch konnte redundante Datenhaltung komplett vermieden werden.

Das Lagerverwaltungssystem kann alle Arten der Kommissionierung (einstufig, zweistufig, Kartondirektkommissionierung, Behälterkommissionierung, Wagenkommissionierung, Sorter, Pickbylight etc.) abbilden, verfügt über eine chaotische und dynamische Lagerverwaltung und kann verschiedene stationäre und mobile Scanner und Warenausgangsmodule integrieren.

Für DocMorris wurden spezielle Anwendungen im Wareneingang (Verfallsdatenprüfung, digitale Lieferscheine) und bei der Warenausgangskontrolle realisiert. Aufgrund des Medikamentenversandes war es erforderlich, 100%ig sicherzustellen, dass das richtige Medikament an die Kunden verschickt wird. Dies wurde durch spezielle Barcodelabel auf den Medikamenten, die bei der Warenausgangskontrolle gescannt werden, gelöst.

Die Bernhard Unternehmensberatung begleitet die Versandapotheke DocMorris seit März 2004 auf seinem starken Wachstumskurs und berät das Unternehmen in allen operativen Geschäftsprozessen. So konnte bereits der Umzug in das neue Gebäude ohne Probleme bewerkstelligt werden, das Personal im Bereich Logistik um über 50 % reduziert werden bei gleichzeitiger Erhöhung der Produktivität. Weiter wurden die Durchlauf- und Lieferzeiten für die Kunden drastisch reduziert, so dass heute fast alle Kunden binnen 24 Stunden beliefert werden.

Neukonzeption der Logistik Kotte & Zeller

Unser Kunde

Das Unternehmen Kotte & Zeller GmbH ist ein erfolgreicher Spezialversender aus dem Business-to-Consumer Bereich. Es ist seit 30 Jahren mit rund 50 Mitarbeitern erfolgreich am Markt. Der Sortimentsschwerpunkt liegt auf Outdoor-Ausrüstung, Modellbau, Sportartikeln, Paintball und freien Waffen. Aktuell befinden sich über 30.000 Artikel im Angebot, von denen fast 20.000 permanent lieferbar sind.

Kotte & Zeller verfolgt eine Multikanalvertriebsstrategie über sich ergänzende Kanäle. Zweimal im Jahr erfolgt eine Katalogaussendung mit einer sechsstelligen Auflage. Die Kataloge werden auch  über den Kioskverkauf erfolgreich vertrieben.  Kotte & Zeller ist am Standort Rugendorf mit einem Outlet-Store vertreten und bedient seine Kunden zudem seit 1995 sehr erfolgreich über einen hochprofessionellen Online-Shop.

Die bisherige Logistik war von historischer Entwicklung und Platzmangel geprägt, wodurch es wenig Raum für Wachstum, optimierte Prozessabläufe und neue Strukturen gab. Sowohl die Prozesse und die Lagerkapazität als auch die Kommissionier- und Verpackungstechnik mussten auf die Wachstumsziele ausgerichtet werden. Hierfür entstand in der Nähe vom bisherigen Standort auf einem 10.000 m² großen Grundstück ein neues, modernes Verwaltungsgebäude mit Outlet-Store, Lager- und Versandhalle.

Die Aufgabenstellung

Die Bernhard Unternehmensberatung hat Kotte & Zeller zunächst bei der Neukonzeption der Logistik organisatorisch und technisch beraten. Innerhalb von sechs Wochen wurden im Rahmen eines Grobkonzeptes die Prozesse gestaltet und das neue Lagerlayout entworfen. Im Einzelnen wurden bei Ist-Aufnahme und Neukonzeption der Logistik folgende Leistungen erbracht:

  • Analyse des logistischen Mengengerüstes und Definition der Anforderungen an die Logistik
  • Modellierung der logistischen Geschäftsprozesse und Dokumentation als ereignisgesteuerte Prozesskette
  • Definition der Prozessverantwortungen und Ableitung der daraus resultierenden Aufbauorganisation
  • Dimensionierung der Logistik, Konzeption des physischen Ablaufes und der Warenbewegungen in der Logistik, Definition der erforderlichen Logistik-Ausstattung und Auswahl der geeigneten Verfahren zur Versandsteuerung, Logistikoptimierung, Kommissionierung und Packerei
  • Definition der logistischen Anforderungen an das IT-System

Im Anschluss erfolgte eine Feinkonzeption, die eine Ausschreibung der benötigten Lager- und Fördertechnik einschließlich der Beschaffung beinhaltete.

Für die Umsetzung des neuen Logistikkonzeptes wurden die IT-Anforderungen bereits in einem frühen Stadium detailliert mit dem Softwareunternehmen des Kunden abgestimmt, sodass die Effizienzsteigerungen der neuen Abläufe kostenneutral unterstützt werden.

Nach Fertigstellung des Verwaltungsgebäudes konnte die Inbetriebnahme dank umfassender Planung und Vorbereitung innerhalb von weniger als einer Woche erfolgen. Die Inbetriebnahme wurde neben dem Umzug mit einer Inventur und dem Einarbeiten des Stammpersonals verbunden.

Im Einzelnen wurden neben der Projektleitung und dem Projektmanagement bei der Umsetzung des Neukonzeptes sowie bei der Inbetriebnahme der Logistik folgende Leistungen erbracht:

  • Überprüfung und Detaillierung der Prozesse und Strukturen anhand bereitgestellter Artikel-Geodaten
  • Erstellen der Ausschreibungsunterlagen für die Lager- und Fördertechnik und Abstimmung der IT-Anforderungen
  • Erstellung von Arbeitsanweisungen, Ablaufplänen und Informations- und Schulungsunterlagen für die Mitarbeiter in der Logistik
  • Durchführung des Umzuges, Schulung der Mitarbeiter und Begleitung der Inbetriebnahme

Der Kundennutzen

War vorher zur Durchführung der Kommissionierung wochenlange Erfahrung der Mitarbeiter notwendig, können heute ungelernte Kräfte mit einer Einarbeitungszeit von nur 30 Minuten bereits Pickleistungen von 200 Picks pro Stunde erzielen – das entspricht einer Verbesserung von über 120 %.

Der Versandprozess wurde in drei Arbeitsschritte aufgegliedert: die manuelle Kartonaufrichtung, das Einlegen der Ware vom Kommissionierwagen in die Kartons, die dem Mitarbeiter über eine Kartonrutsche  bereitgestellt werden, und den Verpackungsvorgang, der sich auf das Ausrichten der Ware, das Einlegen von Füllmaterial und das Verschließen der Kartons beschränkt. Die Prüfung auf Richtigkeit erfolgt zuvor IT-technisch unterstützt, wobei Pickfehler automatisch an eine Fehlerstelle ausgesteuert werden.

Der Staurollenförderer der Firma RBS aus Gelnhausen transportiert dazu zuverlässig auch problematische Kartongrößen - die Bandbreite der Kantenmaße der Kartons geht von 15 cm bis 120 cm -  vom Übergabeplatz zu den Packplätzen. Auch hier wurde bereits am ersten Tag die Netto-Packquote um 100 % verbessert.

Herausfordernd ist stets eine enge Anbindung des Outlet-Stores an das Lager. Um die Lagerbestände fehlerfrei zu halten, bedurfte es organisatorischer Veränderungen, verbunden mit einer eingehenden Schulung der Mitarbeiter – angefangen vom Wareneingang bis zur Einrichtung neuer Nachschubwege, sogenannter Feuerwehrnachschübe. In diesem Zusammenhang wurde nicht nur die Ablauf-, sondern auch die Aufbauorganisation neu definiert.

Dank der erhöhten Produktivität, die sich in der Benchmark mit deutlich größeren Häusern messen lassen kann, ist Kotte & Zeller heute in der Lage, in Zeiten saisonaler Spitzen sämtliche Aufträge tagesgleich auszuliefern und die Wachstumsziele auch ohne zusätzliche Mitarbeiter zu erfüllen.

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Verlagsfusion

Die Bernhard Unternehmensberatung hat die Fusion der Weltbild Buchverlage mit den Verlagen Droemer, Knaur, Lichtenberg, Scherz und O.W. Barth aktiv begleitet. Ziel des Projektes war, die Weltbild Buchverlage in selbständige Unternehmen auszugründen und in die Verlagsgruppe Droemer Weltbild einzugliedern.

Die Bernhard Unternehmensberatung übernahm im Wesentlichen folgende Aufgaben:

  • Identifizieren der Hauptgeschäftsprozesse der Weltbild Buchverlage
  • Sichten und abstimmen aller bestehenden Verträge
  • Erstellen eines terminierten Maßnahmenkataloges
  • Ausgründung der Weltbild Buchverlage in selbstständige Unternehmen
  • Abschluss von Anstellungsverträgen der Geschäftsführer der Tochtergesellschaften
  • Umstellung der Geschäftsprozesse mit der Weltbild Verlag GmbH
  • Ausarbeitung einer Betriebsvereinbarung zum Betriebsübergang und zur Standortverlagerung
  • Erstellung und Abschluss von Dienstleistungsverträgen mit den Gesellschaftern
  • Finanzierung der Weltbild Unternehmen durch Übertragung von Bankverbindlichkeiten auf die Tochterunternehmen
  • Übertragen aller Verträge (Lizenzen-, Autoren-, Dienstleister-, Handelsvertreter-, Kooperationsverträge etc.) auf die Rechtsnachfolger
  • Erstellung und Abschluss von Geschäftsbesorgungsverträgen zur Umsetzung der Holding-Struktur
  • Ausschreibung des Kundenservice, der Logistik und des Debitorenmanagements und Abschluss eines Fullservicevertrages

Durch die erfolgreich umgesetzte Fusion der beteiligten Unternehmen ist eine der größten deutschen Verlagsgruppen entstanden.